Waarschijnlijk ken je het wel: je hebt een enorm goed idee om een probleem op te lossen. Dat leg je voor in het werkoverleg en dan valt er een oorverdovende stilte… Vervolgens krijg je reacties als: ’Hebben we al geprobeerd, lukt toch niet, of, jij snapt nog steeds niet hoe het hier werkt…’.

Weg energie, weg plan.
Dan kom je met dit verhaal bij mij en geef ik aan dat je het ook niet slim hebt aangepakt! 

Dat overkwam Janneke, plaatsvervangend opleider bij interne geneeskunde. Zij is sinds een jaar werkzaam als internist in een perifeer ziekenhuis. Omdat zij veel ervaring heeft met opleiden van medisch specialisten is zij direct waarnemend opleider geworden. De voorzitter van de maatschap interne geneeskunde is de formele opleider. De internisten-in-opleiding hebben aangegeven dat zij de supervisie door een groot aantal internisten niet goed vinden: te directief, vooral feedback gericht op wat niet goed gaat en vaak onvoldoende tijd om de feedback door te spreken. 

Janneke neemt dit probleem serieus, gaat zich oriënteren bij andere ziekenhuizen en maakt een verbeterplan. Dit plan bespreekt ze met de voorzitter en een aantal collega’s. Daarna in een stafvergadering. Met dus als gevolg een oorverdovende stilte en vervolgens die negatieve reacties: ’Hebben we al geprobeerd, lukt toch niet of jij snapt nog steeds niet hoe het hier werkt’. De voorzitter greep in en gaf aan dat dit punt opnieuw op de agenda van de volgende stafvergadering zou worden gezet. 

Zeer gefrustreerd en vol emotie komt Janneke bij me. Na haar nog verder in de put getrokken te hebben met de opmerking Dit heb je ook niet slim aangepakt, dame! gaan we aan de slag. 

Dit zijn de stappen die ze heeft gezet: 

1. Brainstorm met collega’s 

Als we het krachtveld in de maatschap goed analyseren, komt Janneke er snel achter dat het draagvlak voor haar plan onvoldoende is. Een aantal internisten met een toonaangevende rol in de maatschap heeft ze tegen zich in het harnas gejaagd. Ze is te snel geweest met haar plan en heeft het probleem onvoldoende gedeeld. Toch blijft het een goed plan! 

Eén van deze internisten en nog een collega vraagt ze om kritisch naar haar plan te kijken. Ze vraagt hen mee te denken over twee vragen:

  • Als er een nieuw plan komt, welke factoren zullen de invoering dan negatief beïnvloeden? Dit wordt het ‘misluklijstje’.
  • Als er een nieuw plan komt, welke factoren zullen de invoering dan juist bevorderen? Dit wordt het ‘meewerkend lijstje’

In het ‘misluklijstje’ komen zaken als tijdsdruk, overbelasting, niet willen veranderen, moe van het geklaag. In het ‘meewerkend lijstje’ staat onder meer: reputatie maatschap, goede opleidingsplek willen zijn, kwaliteit van opgeleide specialisten. 

2. Richt je op het positieve! 

Als je een krachtveld wilt beïnvloeden, zijn er een paar spelregels die zeer helpend zijn: 

  • Richt je nadrukkelijk op de positieve factoren en minder op de weerstand. Dit levert meer op in je omgeving en geeft je zelf ook positieve energie.
  • Richt je op weerstand die gemakkelijk te verhelpen is, het zo genaamde laag hangend fruit. Dan zien de mensen direct resultaat en voelen zij zich gehoord.
  • Als er weerstand is tegen zaken die echt niet te veranderen zijn, geef het dan toch aandacht. Toon begrip maar stop er geen energie in.
  • Timmer niet alles dicht. Je hebt natuurlijk de behoefte om een compleet plan te maken. Daarmee verhinder je dat anderen meedenken. Je stimuleert hen juist om alleen kritiek te geven. Laat daarom altijd zaken open en stel vragen. 

Vanuit deze invalshoek is Janneke met de twee andere specialisten naar haar plan gaan kijken. Op basis van hun reacties heeft Janneke de notitie herschreven. Ze eindigt de notitie met een aantal concrete, kleine actiepunten die vooral gericht zijn op het beperken van de extra tijd die de internisten kwijt zullen zijn aan de begeleiding van de internisten-in-opleiding. Ze eindigt met een aantal vragen aan de maatschap. 

3. Sluit aan bij je doelgroep, creëer een brug 

Janneke wilde aan een collega vragen om dit thema te bespreken in de volgende stafvergadering. Mijn advies was om dit juist niet te doen! Zij moet haar positie blijven pakken. Met trillende knieën en klamme handjes heeft ze dit gedaan. 

De eerste zin die ze uitsprak, was: ’de vorige keer heb ik vanuit mijn enthousiasme een plan gepresenteerd, waarbij ik jullie heb overgeslagen. Mijn excuus.’ (stilte) ‘Als ik terugkijk op die bijeenkomst zijn dit voor jullie de grootste bezwaren. …. Klopt dat?’ 

Met deze zin creëerde ze een noodzakelijke brug naar de collega’s. Doordat ze vervolgens een aantal vragen stelde, voelden de collega’s dat Janneke echt om hun bijdrage vroeg en werd de sfeer van de discussie open en constructief. 

Mijn complimenten, Janneke! Een pittige leerervaring, maar met succes afgesloten.