topvrouw

Download mijn
gratis e-bundel

Wat doe je met een baas die nooit helder is? 3 tips!

‘Waarom kan mijn baas nou nooit eens helder antwoord geven? Ik word er gek van!’ Dit was één van de grootste frustraties van Janneke over haar directeur. Janneke is adviseur Veiligheid in een chemie-organisatie. Over veiligheidsvraagstukken heeft zij rechtstreeks contact met de directeur. Zij loopt dan stuk op de onduidelijke antwoorden die hij geeft. Ze heeft het gevoel dat ze met meer werk de deur uitloopt dan dat ze antwoorden krijgt op de vragen die zij heeft.

Dit krijg ik vaker te horen van vrouwelijke professionals. Dan speelt het vraagstuk ‘de inhoudelijke professional’ versus ‘de bestuurder’. Het zijn twee werelden die een andere taal spreken. Er is echt een taalbarrière waardoor over en weer het onbegrip ontstaat. 

Janneke geeft in onze kennismaking een mooi voorbeeld over de interactie tussen haar en haar directeur. Het agendapunt gaat over een nieuwe richtlijn die wettelijk vastgelegd is. Voor Janneke is het nodig dat de directeur een akkoord geeft op de richtlijn en dat ze daarna alle protocollen kan aanpassen. Dit was de interactie:

J: ‘Heeft u de richtlijn kunnen lezen en de manier waarop ik die wil hanteren in onze organisatie’.

D: ‘Ja, die is helder en ook je plan.’

J: ‘Bent u akkoord met de richtlijn, dan pas ik dit in alle protocollen aan. Die stuur ik dan naar de managers.’

D: ‘Heb je het al besproken met manager B?’

J: ‘Nee, dat vond ik niet nodig, want het is een wettelijke richtlijn’.

D: ‘Ja dat snap ik, maar doe dat maar even wel. Oké? Heb je nog andere punten?’


Verdwaasd én een beetje boos loopt Janneke de kamer uit. Herken jij dat? Dat je maar geen helderheid krijgt, terwijl dat zo noodzakelijk is? Mogelijk herken je dus ook dat jij vanuit inhoud denkt.

 

Inhoudelijk denken

Bestuurlijk denken

Expertise en inhoud centraal

Helderheid en concreetheid is
nodig

Zoeken naar de beste oplossing

Draagvlak en risico’s inschatten centraal

Wie zal voor en wie zal tegen de richtlijn zijn?

De meest optimale oplossing zoeken

 

De directeur denkt vooral bestuurlijk en is bezig met scannen van het draagvlak en het bepalen van de weerstand die er mogelijk is. Het ene denken is niet beter dan het andere. Alleen het zijn andere invalshoeken met andere communicatiepatronen. En jij moet ervoor zorgen dat ze als een puzzel in elkaar vallen.

helder

Janneke heeft er ondertussen stappen in gezet door elke keer heel bewust de volgende stappen te zetten. 

Stap 1 Ga op de stoel van de ander zitten

Ga op de stoel zitten van de ander. Niet letterlijk doen, hoor! Want dan heb je weer andere problemen. Maar figuurlijk. Als je vanuit dit perspectief naar het vraagstuk kijkt wat je aandraagt, hoe zit jouw voorstel er dan uit? Hoe ervaar je het voorstel dan?

In de situatie van Janneke keek ze vanuit het perspectief van de directeur naar haar vraag. Ze besefte dat vooral manager B waarschijnlijk heel veel bezwaren zou hebben. Hij zou het meeste moeten veranderen in zijn werkwijze binnen de afdeling. Manager B is tevens de persoon die voor de organisatie de belangrijkste omzet genereert. Dit jaar daalt de omzet dus daar zit wel een cruciaal probleem vanuit het perspectief van de directeur. De directeur voelt zich sterk afhankelijk van de medewerking van manager B. 

Stap 2  Kijk vanuit dat perspectief naar de oplossing

Vervolgens bekijk je jouw agendapunt en zoekt naar oplossingen die passen in het denken en kijken van de ander.

Janneke besefte, dat ze de richtlijn niet zo ‘zwart-wit’ moest benaderen. Er was nog ruimte om het in stappen te introduceren en dat de protocollen beter in samenwerking met de managers gemaakt konden worden.

Stap 3   Verpak de oplossing als een cadeau

Weet wat de ander beweegt, wat zijn/haar belangrijkste speerpunten zijn en probeer vanuit dat perspectief de oplossing aan te reiken. En dames: dit is geen slijmen, dit is tactisch opereren!

Janneke kwam tot het volgende ‘cadeau’ voor de directeur:

‘Mijnheer, u weet dat er een nieuwe richtlijn aankomt. Ik weet dat het voor u belangrijk is dat de Inspectie tevreden blijft. Zo staat u ook bekend. Tevens wilt u natuurlijk dat het intern niet te veel problemen geeft. Wat is uw advies? Hoe ga ik deze richtlijn nu introduceren binnen het MT? Zal ik eerst met manager B overleggen en dan het resultaat hiervan terugkoppelen aan u’?

Het bijzondere was, dat de directeur zich toen veel actiever opstelde. Hij gaf aan dat hij het wel zou introduceren bij manager B en dat hij zou aangeven dat het belangrijk was in verband met het bezoek van de Inspectie in het komende voorjaar.

Janneke en hij spraken toen dezelfde taal: inhoud combineren met bestuurlijk denken. Toen Janneke het doorkreeg, werd haar functie steeds leuk en spannender!

Heel veel succes met het achter halen hoe jij de boodschap vertaalt naar een mooi cadeau!

Hartelijke groet,

Margreet van Rixtel
Oprichter Topvrouw.nl


Jouw reactie op Wat doe je met een baas die nooit helder is? 3 tips!

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *


css.php